Política de privacidad

Cómo tratamos los datos personales de estudiantes, apoderados, funcionarios y de quien denuncia, conforme a la Ley 21.719.

Quién es responsable de tus datos

El responsable es el colegio (o su sostenedor) que usa Protocola para cumplir la Ley 21.809 de convivencia escolar. Él decide para qué y cómo se tratan los datos de cada caso. BigCode SpA, dueña de Protocola, es el encargado: trata los datos solo por cuenta del colegio, bajo contrato y según sus instrucciones.

Qué datos tratamos y para qué

• Casos de convivencia: nombre y curso de estudiantes involucrados (el RUN es opcional), nombre, correo y celular (opcional, para recibir las notificaciones también por SMS) de apoderados, relato de los hechos, actas, notificaciones y evidencias, y la firma de la persona entrevistada en el acta (la imagen, si firma en la pantalla del colegio; su RUN sirve para confirmar la firma por enlace). Finalidad: tramitar el caso según la ley y el reglamento interno del colegio.
• Denuncias por el canal: el relato y, si denuncias con reserva, tu nombre y correo, que solo ve la coordinación de convivencia. Si denuncias en forma anónima no pedimos ni guardamos datos tuyos. El canal no guarda tu dirección IP.
• Grabaciones de entrevistas: se transcriben en nuestros servidores y se eliminan al firmar el acta.
• Cuentas del colegio: nombre, correo, cargo, teléfono y foto opcionales, y rol de cada funcionario, con registro de cada acceso a los casos y de la fecha de su último ingreso. Las invitaciones al equipo guardan el nombre, el correo y el rol de la persona invitada.
• Solicitudes de cotización: los datos de contacto que nos dejas, solo para responderte.
• Diagnóstico gratuito del RICE: el reglamento interno que subes se lee en memoria y se descarta: no guardamos el archivo ni su texto, solo el resultado. Para limitar los usos guardamos una huella de tu conexión que no permite conocer tu IP y que se borra al día siguiente. Si pides el informe por correo, guardamos tu nombre, colegio, cargo y correo como solicitud comercial, con tu consentimiento.

No importamos la nómina de estudiantes: una persona entra al sistema solo si participa en un caso. No usamos los datos para publicidad ni los vendemos.

Base de licitud

El colegio trata los datos de los casos para cumplir obligaciones legales (Ley 21.809, Ley 21.430 de garantías de la niñez y normativa de la Superintendencia de Educación). Los datos de contacto de una cotización se tratan por tu solicitud.

Cuánto tiempo los guardamos

• Un caso cerrado se conserva hasta lo último entre 24 meses desde el cierre y el egreso estimado de cada estudiante. Después se anonimiza: se borran nombres, relatos, actas y evidencias, y solo queda el tipo de hecho para estadísticas.
• La grabación y transcripción de un acta que nadie firmó se eliminan a los 30 días.
• Una denuncia desestimada o que no se convirtió en caso se anonimiza a los 24 meses.
• Las solicitudes de cotización se eliminan a los 24 meses.
• El resultado de un diagnóstico del RICE se elimina a los 24 meses, y la huella de la conexión que lo pidió, al día siguiente.
• Los correos que envía el sistema se eliminan a los 90 días y las alertas de la campana, a los 90 días.
• Las invitaciones al equipo se eliminan 30 días después de vencer, se hayan aceptado o no.

Quién más interviene

• Alojamiento: en producción, los datos se alojarán en un servidor dedicado de Hostinger en São Paulo, Brasil. Es una transferencia internacional de datos. Mientras Protocola está en etapa de demostración funciona solo con datos ficticios, en un servidor de BigCode.
• Correo: los avisos y notificaciones se envían por correo sin el contenido del caso, solo con un enlace. En la etapa de demostración salen desde el servidor de correo de BigCode; en producción saldrán por un proveedor de correo que se informará aquí antes de recibir datos reales.
• Redacción de actas con IA: solo si la dirección del colegio la autoriza, el texto de la entrevista se envía a Groq, Inc. (Estados Unidos) con los nombres, RUN, correos y teléfonos reemplazados por marcadores. La coordinación revisa lo que sale antes de enviarlo y Groq no lo usa para entrenar modelos. Groq no lo guarda, salvo un registro de hasta 30 días para resolver fallas o investigar abusos, que se desactivará antes de recibir datos reales.
• Diagnóstico del RICE: los pasajes del reglamento que hablan de cada protocolo se envían a Groq, Inc. (Estados Unidos), con los RUN, correos y teléfonos reemplazados por marcadores.
• Respaldos: una copia mensual de la base, cifrada antes de salir del servidor, se guarda en Google (Estados Unidos). Google no tiene la llave para leerla.
• Notificaciones por SMS: cuando se active el servicio, si el colegio registra el celular de un apoderado o estudiante, la notificación se anuncia también por SMS a través de Twilio (Estados Unidos). El SMS lleva solo quién avisa y el enlace para leerla, nunca el contenido del caso.

Cómo protegemos los datos

Conexión cifrada, verificación en dos pasos obligatoria para todo el equipo del colegio, cierre de sesión tras 30 minutos sin actividad y al cerrar el navegador, acceso por rol y por colegio, casos reservados que solo ve la coordinación y quienes están asignados, y una bitácora de accesos que nadie puede modificar ni borrar.

Tus derechos

Puedes pedir acceso a tus datos, su rectificación, supresión, oposición, portabilidad o bloqueo. Como el responsable es el colegio, haz tu solicitud a su coordinación de convivencia, a su dirección o a su delegado de protección de datos, que aparece en su canal de denuncias. Si no sabes a quién dirigirte, escríbenos a gestion@bigcode.cl y la haremos llegar al colegio. El colegio registra tu solicitud en Protocola y te responde dentro de 30 días corridos. Algunos datos no se pueden suprimir mientras la ley obligue a conservarlos, por ejemplo mientras un caso se tramita. También puedes reclamar ante la Agencia de Protección de Datos Personales.

Si ocurre un incidente

Si una brecha de seguridad afecta tus datos, avisaremos al colegio sin dilación. El aviso a la Agencia de Protección de Datos Personales se hará en coordinación con el colegio y según los plazos que ella fije, y el colegio te informará cuando corresponda.

¿Dudas? gestion@bigcode.cl · Volver a Protocola